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시간관리 2 : 톱 날을 가는 시간을 확보하라.

목표달성 관점의 시각에서 시간관리의 핵심은 “톱날을 가는 시간”을 확보하는 것입니다.

“내게 나무를 벨 시간이 여덟 시간 주어진다면, 그중 여섯 시간은 톱날을 가는 데 쓰겠다.”
– 에이브러햄 링컨

링컨의 말처럼 평소 “톱날을 가는 일”에 충실한 사람이라면  위기를 미연에 방지하거나 기회가 왔을 때 놓치지 않고 잡을 수 있습니다.

스티븐 코비는 시간관리 매트릭스를 통해  “톱날을 가는 일”의 중요성을 설명했습니다. 긴급함과 중요성의 정도에 따라 4상한으로 나누어 성공하는 사람들의 시간관리법을 제시했습니다.

1상한
(
중요하고 긴급함)

즉각적인 처리가 요구되고 또 그 결과도 중대한 사안들을 다룬다.
보통 제1상한의 활동들을 기회“, “위기혹은문제라고 부른다.

(졸업 논문/보고서 작성, 시험, 중요 회의, 사고처리 …)

2상한
(
중요하지만 긴급하지 않음)

효율적인 시간관리는 미래 지향적인 제2상한의 일을 중심으로 시간을 활용하는 것이다.
2상한의 활동은 미래를 위한 예방과 준비의 차원으로 잠재적인 생산능력을 갖게 한다.
인간관계 구축, 새로운 기회 발굴, 중장기 계획 등으로 효과적인 자기관리의 영역이다.
2상한의 활동에 많은 시간을 투자하면, 1상한의 일들을 효과적이며 신속하게 처리할 수 있게 된다.
(
운동, 건강관리, 대인관계, 독서, 공부, …)

3상한
(
중요하지 않고 긴급함)

시간관리를 잘 못하는 사람들이 바쁜 이유는 제 3상한에 많은 시간을 사용하기 때문이다. 3상한에 많은 시간을 빼앗기기 때문에 시간부족을 느끼게 되고 무질서하며 스트레스를 많이 받게 된다. 하루 종일 바쁘게 일 했음에도, 정작 중요한 일들은 처리되지 못하고 혼란만 가중되어 간다. (팩스 보내기, 전화 받기, 불필요한 회의, 회식참석하기,…)

4상한
(
중요하지도긴급하지도 않음)

긴급하지도 않으며 중요하지도 않는 일이지만 우리는 무의식 중에 이런 일에 많은 시간을 낭비하고 있다. 자신의 낭비되는 시간을 파악하고 폐기함으로써 시간관리의 효율을 높일 수 있다. (TV시청, 유흥, 스마트폰 하는 시간, 게임/오락, 웹서핑,…)

“가장 중요한 것이 가장 하찮은 것에 의해
좌우되어서는 안 된다.”  – 괴테 –

스티븐 코비의 시간관리 매트릭스를 한 마디로 정리하면, 중요하지만 급하지 않은 일을 많이 수행할 수록 성장과 발전을 이룬다는 것입니다. 하지만 2상한의 일들은 급하지 않기 때문에 중요하고 긴급한 일에게는 언제나 시간을 빼앗기게 됩니다.

  이뿐만이 아닙니다.
게으름이나 나태함에 의해 중요하지도 긴급하지도 않은 일들에게도 시간을 내주곤 합니다.

어떻게 하면 2상한의 일들을 위한 시간을 확보할 수 있을까요?

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소중한 일을 먼저할 수 있는 방법

 

 중요한 일을 아침에 하라.

일의 우선수위를 정하세요. 그리고 우선순위에 따라 중요한 일을 반드시 먼저 하세요.

아침(오전)시간을 활용하는 것이 포인트입니다.
아침에는 신체적 정신적 에너지가 충전되어 있는 상태이기 때문에 집중이 잘되고 일의 효율이 좋습니다.  그리고 아침에 2상한의 일을 시작하게 되면 다른 일들에 시간을 빼앗길 가능성이 줄어듭니다.

 무작정 하지 말고 정리하고 시작하라.

할일 목록을 정리하게 되면 쓸모 없는 일을 가려낼 수 있습니다.
그런 일들은 페기하거나 타인에게 위임, 부탁할 수 있기때문에 2상한의 일들을 위한 시간을 확보할 수 있습니다.

일이 많아서 시간관리가 잘 안될 때는 다음의 절차를 따라 해보세요.

첫 째, 왜 해야 하는지를 생각해 본다.

둘 째, 꼭 내가 해야 하는지를 생각해 본다.

세 째, 꼭 지금 해야만 하는지를 생각해 본다.

넷 째, 다른 효율적인 방법은 없는지 생각해 본다.

질문을 하고 난 다음에는 자연스럽게 어떻게 행동해야 할지 알게 될 것입니다.

1) 폐기한다.

2) 다른 사람에게 넘긴다.

3) 시간을 조정한다.

4) 다른 방법으로 처리한다.

5) 지금 당장 실시한다.

 

 시간확보를 위해 단호하게 거절하라.

중요한 일을 해야 할 시간에 타인의 부탁을 받게 되는 경우가 있습니다.

회의, 만남, 도움 요청, 업무지시, 등

시간관리를 못하는 사람일 수록 이런 상황에 단호하게 거절하지 못해 애를 먹게 됩니다. “착하고 많고 좋은 사람”으로 인정 받기 위해 무조건 부탁을 들어주는 것은 바람직하지 않습니다. 일을 부탁받고 나서 늦어지거나 마무리를 짓지 못하면 오히려 서로에게 얼굴을 붉히게 됩니다.

시간관리를 잘하고 실행력이 높은 사람일 수록 단호하게 거절합니다.

자신의 시간을 확보하기 위해서는 타인의 부탁이나 상사의 지시를 거절할 수 있어야 합니다. 이런 경우 현명하고 적절하게 거절하는 것이 중요합니다.

 “ 진심으로 도와주고 싶은데, 급한 회의자료를 작성해야 되기 때문에 안되겠네요.”

 ” 지금은 너무 바빠서 안 되는데, 다음에는 꼭 도와드리겠습니다.”

 ” 그 일은 제 능력으로는 너무 힘든  일이네요, 하지만 ~~일은 도와 드릴 수 있습니다.”

상대가 거절을 당했음에도 최대한 기분 상하지 않도록 배려하는 거절이 필요합니다.


상사나 윗사람의 부탁을 거절해야 할 때는 이런 방법을 사용해보세요.

​” 네 알겠습니다. 그런데 지금은 ~~을 하고 있기 때문에  오후 5시(또는 내일)까지 부탁하신 일을 할 수 있습니다. ​그래도 괜찮으신지요?

그러면 상사는 그 일을 다른 사람에게 위임하던지 아니면내일까지 시간을 주거나, 다른 대안을 찾게 됩니다.

물론 상대의 부탁을 무조건 거절만 하는 것은 좋지 않습니다.

그러다보면 상대는 더 이상 부탁하지 않겠지만 나에게 좋지 않은 감정을 가지게 될 것입니다. 내가 급하게 타인의 도움이 필요한 시기에 정작 도움을 받지 못할 수도 있습니다.
자신의 상황을 고려해 보고 도와줄 수 있는 상황이라면 최선을 다해 도와주는 것이 좋습니다.

 
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